Polityka prywatności

1. Dane administratorów

Swimple prowadzi działalność na dwóch podmiotach prawnych. W zależności od usługi z której korzystasz, administratorem Twoich danych osobowych jest jeden z poniższych:

1.1 Pływanie (lekcje, kursy, lokalizacje basenów)

  • Swimple sp. z o.o.
  • Siedziba: ul. Zygmunta Krasińskiego 67A/213, 01-755 Warszawa
  • NIP: 5252860437, REGON: 388794597, KRS: 0000897141
  • Kontakt: info@swimple.live, tel. +48 573 240 650

1.2 Obozy i półkolonie (marka Cample)

  • Swimple Piotr Litkowicz (działalność gospodarcza)
  • Siedziba: ul. Zygmunta Krasińskiego 67A/213, 01-755 Warszawa
  • NIP: 5632309361
  • Kontakt: info@swimple.live, tel. +48 573 240 650

W niniejszej polityce „Administrator” lub „Swimple” oznacza ten z dwóch podmiotów, który świadczy konkretną usługę. Pozostałe zasady (cele, prawa, kontakt) są identyczne dla obu.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych zgodnie z art. 6 RODO:

  1. Realizacja umowy o świadczenie usług (zajęcia pływania, udział w obozach, półkoloniach) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane: imię, nazwisko, data urodzenia uczestnika (w przypadku dziecka — także dane rodzica/opiekuna), telefon, e-mail, informacje zdrowotne istotne dla bezpieczeństwa zajęć.
  2. Wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o rachunkowości).
  3. Komunikacja organizacyjna (wiadomości dotyczące zajęć, zmian harmonogramu, ważnych komunikatów) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  4. Marketing własnych usług (informowanie o zapisach na kolejny semestr, obozach, wydarzeniach) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
  5. Realizacja praw użytkownika strony (analityka, dostosowanie treści, formularze kontaktowe) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona przez banner cookies).
  6. Obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Czas przechowywania danych

  • Dane uczestników zajęć: 5 lat od zakończenia ostatniego kursu / obozu (na potrzeby ewentualnych roszczeń oraz korespondencji marketingowej z byłymi uczestnikami).
  • Dane księgowe (faktury): 5 lat od końca roku rozliczeniowego (obowiązek z ustawy o rachunkowości).
  • Dane z formularzy kontaktowych (nie zakończone rezerwacją): 12 miesięcy.
  • Dane analityczne (Google Analytics): 14 miesięcy (domyślny okres retencji GA4).
  • Pliki cookie: szczegółowe okresy w polityce cookies.
  • Dane kadry (instruktorzy, zleceniobiorcy, wolontariusze): okresy wskazane w pkt 14.

4. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być powierzone wyłącznie zaufanym podmiotom, w niezbędnym zakresie:

  • Dostawca hostingu i obsługi technicznej strony (smarthost.pl) — przechowywanie bazy danych i plików.
  • Operatorzy płatności (banki, mPay, PayU — gdy używamy) — realizacja transakcji.
  • Biuro księgowe — prowadzenie ksiąg, wystawianie faktur.
  • Operator systemu rezerwacji ActiveNow — zarządzanie zapisami na obozy.
  • Dostawca systemu mailowego — wysyłka komunikacji z biura.
  • Google Ireland Limited — Google Analytics (anonimizowany ruch), tylko po wyrażeniu zgody na cookies analityczne.
  • Google Ireland Limited — Google Ads (pomiar skuteczności reklam). Przekazywany jest identyfikator kliknięcia reklamowego oraz informacja o odsłonie strony i o tym, czy doszło do zapisu na zajęcia. Po wyrażeniu zgody marketingowej pomiar korzysta z plików cookies; przy jej braku dane są przekazywane w ograniczonym zakresie, bez zapisu na Twoim urządzeniu — szczegóły w polityce cookies.
  • Meta Platforms Ireland Limited — Facebook Pixel, tylko po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe.
  • Google Ireland Limited — usługa reCAPTCHA zabezpieczająca formularze (m.in. kwestionariusz kadry i formularz rekrutacyjny) przed spamem; przetwarzany jest adres IP, adres strony i sygnały o sposobie korzystania z formularza. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo formularzy); transfer poza EOG na zasadach z pkt 5.
  • Organy publiczne — jeśli wymaga tego przepis prawa (US, ZUS, sąd, organy ścigania).

5. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia, z których korzystamy (Google Analytics, Google Ads, Meta), mogą przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy — głównie do USA. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (Standard Contractual Clauses) oraz, w przypadku odbiorców z USA, w ramach EU-US Data Privacy Framework.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO).
  2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).
  3. Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) — art. 17 RODO.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO.
  5. Prawo do przenoszenia danych (otrzymania kopii w ustrukturyzowanym formacie) — art. 20 RODO.
  6. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (zwłaszcza wobec marketingu) — art. 21 RODO.
  7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (cofnięcie nie wpływa na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia).
  8. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) — gdy uważasz, że przetwarzanie narusza RODO.

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, napisz na info@swimple.live. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w procesie zapisów jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — bez nich nie możemy zarejestrować uczestnika na zajęcia, obóz czy półkolonie.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Nie stosujemy też profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w istotny sposób wpływało na Ciebie.

9. Pliki cookies i analityka

Strona swimple.live korzysta z plików cookies (ciasteczek) — szczegółowy opis ich rodzajów, celów i okresów przechowywania znajdziesz w osobnej polityce cookies. Możesz w każdej chwili zmienić swoje preferencje, klikając przycisk „Ustawienia cookies” w stopce strony.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo Twoich danych: szyfrowanie połączenia (SSL/TLS), kontrola dostępu, kopie zapasowe, aktualne oprogramowanie. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania poufności.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian w przepisach lub naszych usługach. Aktualna wersja zawsze dostępna pod tym adresem. Data ostatniej aktualizacji: 25 sierpnia 2026.

12. Asystent AI (chatbot)

Na stronie udostępniamy asystenta AI (chatbot), który odpowiada na pytania o ofertę, ceny, dostępność miejsc i zapisy.

  • Zakres danych: treść wiadomości wpisywanych w czacie; jeśli zdecydujesz się zostawić kontakt — adres e-mail oraz opcjonalnie imię; dane techniczne (adres IP, typ urządzenia) w formie zanonimizowanej.
  • Cel i podstawa prawna: obsługa zapytań i kontakt zwrotny — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes: obsługa osób zainteresowanych ofertą).
  • Odbiorca i transfer poza EOG: treść rozmów przetwarza OpenAI, L.L.C. (USA) w celu wygenerowania odpowiedzi. OpenAI uczestniczy w programie EU‑U.S. Data Privacy Framework; transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej oraz standardowych klauzul umownych (SCC). Do modelu nie przekazujemy danych innych klientów ani danych z naszych systemów wewnętrznych — chatbot korzysta wyłącznie z publicznie dostępnych treści naszej strony oraz aktualnego grafiku zajęć.
  • Czas przechowywania: zapisy rozmów i zgłoszeń przechowujemy do 12 miesięcy w celach jakościowych i obsługi zgłoszeń; dane techniczne (IP) anonimizujemy po 90 dniach. Zgłoszenia e-mail — zgodnie z zasadami z pkt 3.
  • Dobrowolność: korzystanie z chatbota jest dobrowolne — te same informacje uzyskasz mailowo lub telefonicznie. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne i służy wyłącznie odpowiedzi na Twoje zapytanie.
  • Brak decyzji automatycznych: chatbot udziela informacji i przekazuje zapytania do sekretariatu — nie podejmuje wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne (zob. pkt 8).
  • Twoje prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie i sprzeciw (zob. pkt 6). Aby usunąć historię rozmów lub zgłoszenie, napisz na adres z pkt 15.

13. Rekrutacja instruktorów i trenerów

Prowadzimy rekrutację instruktorów i trenerów pływania przez formularz zgłoszeniowy na stronie. Administratorem danych kandydatów jest Swimple sp. z o.o. (pkt 1.1).

  • Zakres danych: imię i nazwisko, e-mail, telefon, miasto, dostępność, kwalifikacje i uprawnienia, doświadczenie zawodowe wraz z dotychczasowymi miejscami pracy, deklarowane umiejętności pływackie (opcjonalnie link do nagrania techniki i najlepsze czasy), odpowiedzi na pytania rekrutacyjne.
  • Cel i podstawa prawna: przeprowadzenie procesu rekrutacji — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przy wysyłce formularza). Za odrębną, dobrowolną zgodą — kontakt w przyszłych rekrutacjach.
  • Wsparcie AI (bez decyzji automatycznych): zgłoszenia są wstępnie podsumowywane przez narzędzie AI (Anthropic, PBC, USA — dostawca modelu Claude; transfer poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej), które przygotowuje dla rekrutera streszczenie i wskazówki. Anthropic domyślnie nie wykorzystuje danych przesyłanych przez API do trenowania modeli. Ocena kandydata i wszystkie decyzje rekrutacyjne podejmowane są przez człowieka — narzędzie ma charakter wyłącznie pomocniczy (zob. pkt 8).
  • Czas przechowywania: do zakończenia procesu rekrutacji, nie dłużej niż 6 miesięcy od zgłoszenia; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — do 2 lat lub do cofnięcia zgody.
  • Dobrowolność: podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w rekrutacji.
  • Twoje prawa: pełen katalog z pkt 6, w tym prawo cofnięcia zgody w każdej chwili (napisz na info@swimple.live) — bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

14. Kadra — dane instruktorów, zleceniobiorców i wolontariuszy

Ten punkt dotyczy osób, które z nami współpracują: instruktorów pływania, wychowawców i kierowników obozów oraz wolontariuszy. Administratorem danych jest podmiot, z którym zawierasz umowę — Swimple sp. z o.o. (pkt 1.1) dla umów zlecenia i umów wolontariackich, a Swimple Piotr Litkowicz (pkt 1.2) w zakresie skierowań na badania lekarskie. W tym drugim zakresie oba podmioty są odrębnymi administratorami, a przekazywany jest wyłącznie niezbędny zestaw danych (imię i nazwisko, PESEL, adres, stanowisko) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO po stronie kierującego oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapewnienie kadry dopuszczonej do pracy z dziećmi) po stronie zlecającego.

Nie prosimy Cię o zgodę na te cele — podstawą jest zawarta umowa oraz przepisy prawa. Zaznaczając pole w kwestionariuszu potwierdzasz jedynie, że zapoznałeś/aś się z niniejszą informacją. Odrębną, w pełni dobrowolną zgodą jest wyłącznie zgoda na przesyłanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną — możesz ją wycofać w każdej chwili.

  • Zakres danych: dane z kwestionariusza osobowego zleceniobiorcy — imiona i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, PESEL, adres zamieszkania, właściwy urząd skarbowy, informacje o innych tytułach do ubezpieczeń (zatrudnienie, status ucznia lub studenta), oddział NFZ, numer rachunku bankowego, adres e-mail oraz oświadczenia (dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, PIT-2, zgoda na PIT-11 drogą elektroniczną). Ponadto: gmina i powiat, zgoda na wypłatę całości wynagrodzenia na wskazany rachunek, data i godzina wypełnienia kwestionariusza oraz nieodwracalny skrót (hash) adresu IP i przeglądarki — zapisywany wyłącznie w celu ograniczenia nadużyć formularza. Do tego ewidencja przeprowadzonych zajęć (data, miejsce, nazwa grupy, stawka), wyliczenia wynagrodzenia za każdy miesiąc oraz treść uwag, które zgłosisz przy potwierdzaniu godzin.
  • Współpraca B2B: jeżeli współpracujesz z nami w ramach własnej działalności gospodarczej, zamiast danych do ZUS zbieramy dane firmy — nazwę, NIP, REGON, adres siedziby, status VAT, numer rachunku firmowego oraz Twoje oświadczenie, że usługi mieszczą się w zakresie działalności i samodzielnie rozliczasz składki oraz podatek. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) i lit. c (przepisy o rachunkowości i podatku od towarów i usług).
  • Konto w panelu: zakładamy Ci konto, żebyś mógł/mogła zalogować się do panelu kadry. Przetwarzamy wtedy login, adres e-mail, zaszyfrowany skrót hasła (nigdy samego hasła) oraz datę ostatniego logowania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz lit. f (bezpieczny dostęp do danych o wynagrodzeniach).
  • Dane dotyczące zdrowia: przetwarzamy je w dwóch sytuacjach, każdorazowo na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO (wypełnienie obowiązków w dziedzinie zabezpieczenia społecznego i prawa pracy): (1) zadeklarowane przez Ciebie orzeczenie o stopniu niepełnosprawności albo pobieranie renty lub emerytury — w zakresie niezbędnym do prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń i ustalenia kodu tytułu ubezpieczenia; (2) orzeczenia lekarskie i wyniki badań kadry pracującej z dziećmi — wyłącznie informacja o dopuszczeniu do pracy i terminie ważności badania. Samych wyników badań nie analizujemy ani nie przechowujemy ponad to, co niezbędne.
  • Cele i podstawy prawne: zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, obliczanie i odprowadzanie składek oraz zaliczek na podatek dochodowy, wystawianie informacji PIT-11, prowadzenie ksiąg rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości); kierowanie na badania wymagane przy pracy z dziećmi — badania sanitarno-epidemiologiczne kadry wypoczynku (art. 6 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi) oraz badania profilaktyczne wynikające z obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy (art. 304 § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 229 k.p.) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; ustalenie i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Kartoteka dokumentów: w panelu przechowujemy dokumenty potwierdzające Twoje kwalifikacje i dopuszczenie do pracy z dziećmi: uprawnienia instruktorskie lub trenerskie, dyplom uczelni, zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, potwierdzenie sprawdzenia w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, orzeczenia lekarskie i badania sanitarno-epidemiologiczne, certyfikaty pierwszej pomocy oraz szkolenia BHP i kursu wychowawcy. Wraz z plikiem zapisujemy jego nazwę, rodzaj, rozmiar, datę dodania i termin ważności.
    • Po co: obowiązek weryfikacji osób dopuszczanych do pracy z małoletnimi (art. 21 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich), wymogi wobec kadry wypoczynku dzieci i młodzieży oraz nasze Standardy Ochrony Małoletnich. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
    • Informacje o niekaralności (zaświadczenie z KRK, wynik sprawdzenia w Rejestrze) to dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO — przetwarzamy je wyłącznie dlatego, że nakazuje nam to powyższa ustawa, w zakresie z niej wynikającym, i nie wykorzystujemy ich do żadnych innych celów.
    • Orzeczenia lekarskie to dane o zdrowiu — przetwarzamy wyłącznie informację o dopuszczeniu do pracy i terminie ważności badania (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).
    • Jak przechowujemy: pliki leżą poza publicznie dostępną częścią serwera, pod losowymi nazwami; otwiera je wyłącznie biuro Swimple oraz Ty po zalogowaniu na swoje konto. Nie udostępniamy ich innym instruktorom ani podmiotom trzecim, poza sytuacją kontroli uprawnionego organu (np. kuratorium, sanepid, PIP).
    • Jak długo: przez czas współpracy i 3 lata po jej zakończeniu (okres, w którym możemy być zobowiązani wykazać, że kadra miała wymagane uprawnienia i badania); dokumenty zastąpione nowszą wersją usuwamy wcześniej. Możesz w każdej chwili sam(a) usunąć w panelu dokument, który dodałeś/aś, o ile nie jest już wymagany do wykazania spełnienia obowiązku.
    • Twoja kontrola: po zalogowaniu widzisz wszystkie swoje dokumenty, ich terminy ważności i braki, możesz dosyłać nowe w dowolnym momencie. Przed upływem ważności wysyłamy przypomnienie e-mailem. Możesz sam(a) usunąć dokument, który wgrałeś/aś — dokumenty dodane przez biuro (np. potwierdzenia sprawdzeń wymaganych ustawą) usuwa biuro, żeby zachować dowód spełnienia obowiązku.
    • Kopia Twoich danych: w panelu, w sekcji „Moje dane”, pobierzesz w każdej chwili komplet informacji, które o Tobie przechowujemy — dane z kwestionariusza, rozliczenia poszczególnych miesięcy i listę dokumentów — w wersji do druku (prawo dostępu, art. 15 RODO) oraz w pliku JSON do przekazania innemu administratorowi (prawo do przenoszenia danych, art. 20 RODO).
    • Zakończenie współpracy: po jej zakończeniu odbieramy dostęp do panelu i unieważniamy indywidualny link; dane i dokumenty przechowujemy dalej wyłącznie przez okresy wskazane niżej.
  • Panel „Moje zajęcia”: dostęp do panelu masz po zalogowaniu na swoje konto (login i hasło, które sam(a) ustawiasz). Dodatkowo do potwierdzania godzin wysyłamy indywidualny link e-mailem — daje on wgląd wyłącznie w zajęcia i rozliczenia, bez dostępu do dokumentów. Link zawiera unikalny token, jest ważny 60 dni od wysłania i daje dostęp wyłącznie do Twoich danych. Prosimy nie przekazywać go osobom trzecim; jeśli link wycieknie lub go zgubisz, napisz do nas — unieważnimy dotychczasowy i wystawimy nowy. Strona panelu jest oznaczona jako niepodlegająca indeksowaniu przez wyszukiwarki i wyłączona z pamięci podręcznej serwera i przeglądarki.
  • Odbiorcy danych: Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Narodowy Fundusz Zdrowia (zgłoszenia oraz miesięczne raporty rozliczeniowe), urząd skarbowy (zaliczki na podatek, PIT-11), biuro rachunkowe, bank prowadzący nasz rachunek (realizacja wypłat), placówka medycyny pracy (skierowania na badania), organy uprawnione do kontroli warunków pracy z dziećmi (m.in. kuratorium oświaty, inspekcja sanitarna, Państwowa Inspekcja Pracy) — wyłącznie na ich żądanie i w zakresie wynikającym z przepisów, a także dostawcy hostingu i poczty wskazani w pkt 4.
  • Zautomatyzowane przetwarzanie: nasz system wylicza składki, zaliczkę na podatek i kwotę do wypłaty na podstawie ewidencji zajęć oraz Twoich oświadczeń. Wyliczenia i dokumenty weryfikuje człowiek przed wypłatą oraz przed przekazaniem dokumentów do ZUS — nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO (zob. pkt 8).
  • Czas przechowywania:
    • listy płac, ewidencja zajęć i wyliczenia wynagrodzeń, czyli dokumenty stanowiące podstawę wymiaru emerytury lub renty — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym przekazaliśmy do ZUS raport za daną osobę (art. 125a ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych);
    • kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS — 5 lat od dnia ich przekazania (art. 47 ust. 3c tej ustawy);
    • dokumentacja podatkowa (zaliczki, PIT-11) — do upływu przedawnienia zobowiązania płatnika, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności (art. 32 § 1 w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej);
    • umowy i dane potrzebne do obrony przed roszczeniami — do upływu przedawnienia (co do zasady 2 lata dla roszczeń o wynagrodzenie ze zlecenia, art. 751 Kodeksu cywilnego; w pozostałym zakresie terminy z art. 118 k.c.);
    • dane osób, z którymi ostatecznie nie doszło do zawarcia umowy — 6 miesięcy od wypełnienia kwestionariusza; usuwa je automatycznie codzienny mechanizm w naszym systemie.
    Po upływie właściwego okresu dane są usuwane; do tego czasu ich usunięcie nie jest możliwe, bo przechowywanie nakazują nam przepisy.
  • Dobrowolność: podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy, zgłoszenia do ubezpieczeń i wypłaty wynagrodzenia — bez nich nie możemy nawiązać współpracy.
  • Twoje prawa: pełen katalog z pkt 6. Prawo do usunięcia danych jest ograniczone w zakresie, w jakim przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe nakładają na nas obowiązek przechowywania dokumentacji.

15. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych pisz na info@swimple.live lub dzwoń pod +48 573 240 650.

Zapisy